SPaket-PM VERSASYS

SPaket-PM VERSASYS

Outsourcing funkce Projektového manažera a řízení projektové kanceláře.

Výchozí stav

Stojíte před úkolem, jak zrealizovat projekt komplexní dodávky systému pro řízení technologií ve výrobě nebo implementace informačního systému pro řízení Vaší firmy, či dodávky IT infrastruktury, nebo návrhu a vývoje a chcete, aby tento projekt byl úspěšný?
Nejste projektová organizace a nemáte mnoho zkušeností s řízením projektů? Nemáte vhodné projektové manažery? Chcete, aby Váš dodavatel byl řízen nezávislou, třetí stranou a podstatně se zvýšila pravděpodobnost dodržení kvality, termínů, ceny a plánovaných výstupů?
Pokud chcete, aby Váš projekt měl šanci na to být úspěšný, přenechte činnosti týkající se managementu projektu a řízení projektové kanceláře našim profesionálům.

Ve Versa Systems dbáme na to, abychom řídili projekty v souladu s požadavky zákazníka a mezinárodně platných standardů (např. PRINCE 2). Máme certifikované projektové manažery a mnohaleté zkušenosti s projektovým řízením.

Důvody pro outsourcing funkce projektového manažera (PM)

  • Využití znalostí a zkušenosti specializované společnosti.
  • Eliminování chyb souvisejících s neznalostí projektového řízení.
  • Lepší využití kapacit a času na řízení projektu.
  • Silnější nástroje pro řízení a kontrolu plnění termínů a kvality jednotlivých činností. Smluvní sankce uvedené ve smlouvě s externím dodavatelem jsou obvykle vyšší, než standardní postihy podle zákoníku práce.
  • Nezávislost externího projektového manažera (funkční i organizační).
  • Nezávislý, kvalifikovaný pohled na dodávku řešení.

Cíle SPaketu:

  • Zajistit vysoce kvalifikované činnosti při managementu projektu dle požadavků zákazníka.
  • Být třetí nezávislou stranou, která řídí projekt na základě kvalitativních cílů projektu
  • Respektuje veškeré požadavky zákazníka, příslušných norem a platných standardů.
  • Převzít vysoce profesionální činnosti a aktivity, důležité z hlediska úspěšného dodání díla.

Základní činnosti v rámci SPaketu-PM


Projektový manažer - PM

Jedním z hlavních úkolů manažera projektu je koordinovat jednotlivé fáze a činnosti projektu tak, aby byly dodrženy v každém okamžiku parametry (metriky) projektu
Na základě průběhu projektu, v jeho jednotlivých fázích, bude možné využívat takto získané informace pro podporu vyhodnocování nejdůležitějších ukazatelů projektu a používat také jednoduché metody pro predikci projektového výsledku (analýza finančních a časových rizik).
Základní činnosti, které musí manažer projektu zajistit, jsou:

  • Řízení projektu, komunikace s představiteli jednotlivých proudů
  • Řízení dodavatele řešení
  • Řízení zadavatele

Mezi hlavní aktivity projektového manažera patří např. následující:

  1. Úzce spolupracuje s řídicím výborem projektu, aby se zajistil hladký průběh projektu
  2. Odpovědnosti: plánování projektu, přidělování personálu, přiřazování zdrojů
  3. Zajišťuje pravidelné hodnocení rizik a jejich řízení
  4. Koordinuje jednotlivé činnosti projektu jako celku tak, aby byly včas splněny
  5. Informuje jednotlivé zainteresované strany o průběhu projektu a o případných problémech, které se mohou vyskytnout V průběhu řešení projektu
  6. Řeší konflikty v plánování a vzniklé problémy
  7. Dohlíží na kvalitu projektu, pravidelně monitoruje dodržování rozpočtu jako celku i jeho jednotlivých fází
  8. Zajišťuje vypracování zpráv o stavu projektu a reportuje manažeru projektu
  9. Zajišťuje a dohlíží, aby všechny úkoly byly dokončeny správně, včas a v hranicích rozpočtu
  10. Odpovídá za vyřešení všech problémů, které se mohou vyskytnout v průběhu řešení projektu
  11. Řídí změny v předmětu, rozpočtu a harmonogramu projektu.
  12. Odpovídá za přípravu a aktualizaci plánu projektu a status reportů
  13. Odpovídá za tvorbu dokumentace k projektu, tvorbu zpráv o stavu projektu a dokumentů týkajících se souhrnu zkušeností z průběhu projektu
  14. Účastní se porad o hodnocení výkonnosti projektu
  15. Odpovídá za veškeré aktivity projektové kanceláře, včetně přípravy dokumentace a její správné ukládání
  16. Odpovídá za aktualizaci, udržování a reportování metrik projektu
  17. Odpovídá za tvorbu a přezkoumávání plánů řízení kvality, za řízení kvality projektu

Projektová kancelář - PK

  • Vytvořením PK nevzniká primární organizační jednotka, která by v konkurenci k tradičním útvarům organizace usilovala o převzetí jejich pracovní náplně, ať už se jedná o řízení lidských zdrojů či třeba finanční controlling.
  • Bude se jednat o vybudování důvěryhodné základny pro projektové řízení, které zajistí účinným způsobem kvalitní fungování všech etap projektu v organizaci, podporu specifických potřeb všech členů projektového týmu a koordinaci dodavatele řešení s potřebami zákazníka a jednotlivými etapami projektu.
  • Hlavní rolí PK je definice a prosazení procesů, postupů a nástrojů nutných pro úspěšnou realizaci výstupů jednotlivých etap projektu. Současně by měla projektová kancelář standardizovat používané postupy a zajišťovat zpětnou vazbu z probíhajících činností a etap.
  • Implementace informační podpory projektu (PK) bude mít následující přínosy:
    • Vedení k cíli – informační podpora poskytne všechny potřebné nástroje k dosažení záměru a úspěšné realizaci cíle.
    • Jednoduchost - zavedením jednotného systému komunikace, pojmů a metrik do všech úrovní vedení projektu se podstatně zjednoduší práce na projektech, zjednoduší se řízení a odstraňují se duplicity.
    • Přehlednost - pro všechny úrovně vedení poskytuje informační podpora aktuální údaje o stavu projektu, kritických místech a o využití zdrojů, vedoucím pracovníkům předkládá relevantní informace pro správné rozhodování.
    • Úspora času – dobře nastavená informační podpora zkracuje dobu realizace, díky zefektivnění jednotlivých činností a celkové optimalizaci šetří čas managementu i výkonných pracovníků, zkrácením doby realizace projektů je umožněna rychlejší návratnost vynaložených prostředků.
    • Úspora financí – systém informační podpory garantuje, že náklady na realizaci jsou konečné, snižuje finanční nároky, optimalizuje cash-flow.
    • Úspěšnost – použitím systému informační podpory se dosáhne očekávaného výsledku v kratším čase, při úspoře nákladů a s nižším úsilím.
  • Mezi hlavní úkoly PK patří:
    • příprava harmonogramu všech částí projektu (včetně rozdělení na jednotlivé etapy, či fáze), včetně jeho pravidelné aktualizace
    • tvorba projektové dokumentace, tj. všech projektových dokumentů dle odsouhlasené metodiky
    • účast na projektových schůzkách a kontrolních dnech, včetně testovacích dnů
    • udržování a aktualizace registru rizik
    • pravidelný reporting vedoucímu projektu a řídicímu výboru zákazníka (možno i v angličtině, němčině a v ruštině)
    • definice a řízení priorit projektu
    • správa procesů, postupů a nástrojů projektového řízení
    • podpora řízení projektu
    • informační báze (sklad informací o projektu a projektovém řízení)

Nástroje pro řízení projektu - VSProject

workpackage struktura informacnipodpory projektu

Základní informace o jednotlivých fázích projektu jsou součástí výstupů z MS Projectu a informace jsou dostupné ve dvou pohledech. Detailní pohled ve formě např. Ganttova diagramu nebo jiného pro uživatele vhodnějšího diagramu přímo v prostředí MS Projectu nebo v MS Excel apod.

Manažerský pohled může být vytvořen v Sharepointu ve formě tzv. „Dashboardu“. Tento Dashboard bude v grafické podobě zobrazovat základní informace jako např.:

  • stav plnění jednotlivých podprojektů a projektových fází
  • plnění očekávaných výsledků a milníků
  • utilizace a přetížení zdrojů
  • přečerpání finančních prostředků apod.

Všechny výše uvedené ukazatele je možné zobrazovat pro každou fázi či tzv. "wokpackage" a takto získané informace jsou vstupem do procesu rozhodování o přidělování nebo přerozdělování zdrojů v projektech. Rovněž je možné vytvářet přehledy o projektovém rozpočtu, plánu, zdrojích a rizicích.


Benefity služby

  • Kvalitní a spolehlivá služba.
  • Příznivá cena.
  • Úspora nákladů.
  • Soustředíte se na své hlavní procesy.
  • Projekt budete mít v každém okamžiku pod kontrolou.
  • Pravidelný přehled o stavu řešení projektu
  • V ceně služby můžete využít našeho Service desku pro uplatnění svých dotazů, požadavků a nahlášení případných problémů
  • Můžete využít další doplňkové služby za zvýhodněných podmínek

Chcete-li se dozvědět o řízení projektů více, neváhejte nás kontaktovat.