ICLMS

ICLMS

Systém řízení životního cyklu dat a obsahu.

Nabízíme implementaci systému řízení životního cyklu informací a správu digitálního obsahu.

Data, informace, dokumenty a záznamy jsou důležitým aktivem v každé organizaci. O to důležitější je jejich správné řízení tak, aby se k dané informaci dostal oprávněný uživatel co nejdříve a v odpovídající struktuře.

Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu (Information and Content Lifecycle Management System - ICLMS) je ucelený systém správy a řízení dat, informací, dokumentů a záznamů, včetně správy jejich obsahu založený na definovaných politikách, metodikách, postupech a nástrojích, které se používají pro zachycování, řízení, ukládání, ochranu, dodávku obsahu, informací a dokumentů až po jejich uchovávání a konečnou skartaci.

Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu kombinuje komponenty, které mohou být použity jako samostatné systémy nebo aplikace, aniž by musely být zahrnuty do celkového systému organizace. Versa Systems řeší tuto problematiku systémově a procesně, přičemž kromě nastavení systémového přístupu z pohledu managementu životního cyklu informací a jejich obsahu jako celku Vám může pomoci především v následujících oblastech:

  • Systém Řízení dokumentů a záznamů (Document management, Record management)
  • Workflow, jako podpora procesního řízení organizace – snadná tvorba procesních toků a vazeb v grafické podobě a její konverze do prostředí MS Sharepoint.
  • Řízení podnikatelských procesů (Business Process Management) - nabízí prostředky pro řízení, optimalizaci, automatizaci a přehlednost podnikových procesů. Více zde.
  • Dlouhodobé uchovávání dokumentů a záznamů – jedná se především o elektronickou archivaci a systém důvěryhodného digitálního repozitáře.
  • Ochrana digitálního obsahu - jedná se především o ochranu důležitých informací, dokumentů a záznamů z hlediska neautorizovaného přístupu (IRM, DRM), a nebo zneužití nebo úniku ze strany autorizovaných pracovníků (systémy DLP)
  • Potřebujete zavést, outsourcovat nebo zlepšit Váš přístup k řízení informací a obsahu ve Vaší organizaci?
  • Chcete dosáhnout zefektivnění přístupu k vyhledávání a vytěžování různého informačního obsahu?
  • Chcete dosáhnout většího a rychlejšího přehledu v množství informací a dokumentů ve Vaší organizaci?
  • Potřebujete vytvořit, provozovat nebo řídit data a záznamy dle platné legislativy a dostatečně je chránit před neoprávněným přístupem nebo zneužíváním?

Versa Systems jako konzultační firma a systémový integrátor v oblasti podnikového poradenství Vám nabízí odbornou pomoc při zavedení efektivního a jednoduchého systému řízení životního cyklu informací a jejich obsahu. Nabízíme rovněž pomoc při vybudování specifických částí tohoto systému dle požadavků a potřeb Vaší organizace. Neumíme implementovat všechny „technologické" komponenty, ale umíme implementovat systém v souladu s procesním řízením a nejlepší praxi ve Vašem odvětví.

Co je IDMPaket?

IDMPaket představuje implementaci systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu nebo implementaci řešení některé specifické části, či komponenty z portfolia Versa Systems.
Takováto forma řešení systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu poskytuje organizaci možnost volby, kterou část řešení nebo komponentu vybrat, aby co nejvíce vyhovovala jejím požadavků. Realizace IDMPaketu slouží jako výchozí podmínka pro zvýšení efektivity řízení informací a digitálního obsahu dává vysokou záruku pro úspěšné dokončení projektu a dodržení nastavených ukazatelů (především nákladů, času, předmětu, rizik a přínosů). Naše konzultační služby vycházejí z kvalitního projektového řízení a důkladných znalostí procesního řízení managementu informací a digitálního obsahu, ale zároveň zohledňují podmínky zákazníka. Implementaci řídíme vždy na základě projektu, který má několik základních milníků. Nezbytným startovacím bodem každého implementačního projektu ISMPaketu je tzv. situační analýza stavu řízení informací a digitálního obsahu. Cílem situační analýzy je vyhodnocení stavu stavu systému řízení informací a digitálního obsahu v celém životním cyklu a upřesnění požadavků na systém řízení informací a digitálního obsahu ze strany zákazníka. Dle výsledku analýzy Vám zpracujeme případovou studii a navrhneme nejvhodnější řešení Vaší problematiky. Po odsouhlasení rozsahu a předmětu řešení systému řízení informací a digitálního obsahu navrhneme harmonogram prací, včetně detailního rozpočtu tak, aby se dosáhlo zdárné implementace vybraného rozsahu systému řízení informací a digitálního obsahu za předem definovaných podmínek. V rámci implementace navrhujeme optimální model systému řízení informací a digitálního obsahu, včetně případné integrace s již stávajícími systémy (např. CRM, účetnictvím, ERP apod.) Dále zpracujeme potřebnou metodickou dokumentaci, včetně vhodných šablon a pomůžeme při vlastním zavádění systému řízení informací a digitálního obsahu do praxe a nastavení základního rámce pro měření a analýzu jednotlivých procesů dle modelu CMM.

Co nabízí IDMPaket?

Řešení IDMPaket je flexibilní sada produktů a řešení, která se vždy přizpůsobuje požadavkům zákazníka na rozsah a předmět implementace. IDMPaket nabízí:

  • Implementaci systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu založenou na mezinárodních standardech a technologiích
  • Implementaci DMS (Document Management System), která je založena na platformě MS Sharepoint a navržena a nakonfigurována na základě potřeb organizace v oblasti správy, oběhu, sdílení a komunikace informací a jejich digitálního obsahu
  • Návrh a implementace řešení pro automatizovaný návrh podnikových procesů, jejich změn pomocí workflow. Řešení usnadňuje vzájemnou spolupráci uživatelů a urychluje schvalovací proces ve společnosti.
    Toto řešení je založeno na platformě MS Visio Premium Workflow nebo Nintex a grafická podoba workflow je transformována do MS Sharepoint, který je zde použit jako základ portálového řešení. Vlastnosti námi navrženého řešení:
    • Snadný návrh procesů automatizace činností v organizaci (např. schvalování dokumentace, schvalování účetních dokladů, řízení změn, řízení incidentů, opatření k nápravě, kontrola plnění úkolů apod.)
    • vytvoření kontrolních mechanismů zajišťujících včasnost plnění různých zákonných, regulatorních nebo smluvních požadavků
    • přehlednost a snížení chyb lidského činitele při návrhu nebo změnách posloupnosti závislých činností a odpovědností
    • snížení administrativní a časové náročnosti jednotlivých úkonů, jasná sledovatelnost a identifikace pracovníků s jasnými vazbami na přidělené úkoly a odpovědnosti,
    • snížení množství papírových schvalovacích protokolů
  • Návrh a implementace systému řízení záznamů (Record management).
    Řešení umožňuje komplexní správu záznamů v elektronické i papírové formě tak, aby vyhovovalo definovaným normám, zákonům (např. ISO 15489 a ISO/TR 15489, zák. č. 499/2004 atd.). Řešení pokrývá správu všech záznamů organizace (el. záznamy, video a zvukové záznamy, atd.) Podporuje řízení životního cyklu elektronických záznamů, včetně jejich dlouhodobého uchovávání, archivace a skartace.
  • Návrh systémového a procesního řešení pro budování důvěryhodného digitálního repozitáře. Pomoc při výstavbě a implementaci důvěryhodného digitálního repozitáře dle požadavků norem ISO 14721 a ISO 16363 a příprava k certifikaci dle ISO 16363
  • Návrh a implementace systémového řešení ochrany digitálního obsahu. Součástí řešení je návrh celkové procesní struktury systému ochrany digitálního obsahu, včetně návrhu vhodné technologické platformy a řešení řízení práv k informacím (IRM nebo DRM) nebo řešení zamezující úniku dat (DLP – Data Leakage Protection) z IS/IT systémů v organizaci.
  • Individuální přístup konzultantů, naši konzultanti mají více jak 10-leté zkušenosti s implementací systémů řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu

Časová náročnost a cena

  • Celková časová náročnost uvedených činností je závislá na podpoře a spolupráci ze strany zákazníka (zpřístupnění pracovišť, průběh činností dle schváleného rozsahu a harmonogramu, atd.)
  • Obvykle lze dosáhnout implementace systému řízení projektů za 2 – 18 měsíců s ohledem na rozsah a složitost projektu, procesů a velikosti organizace.
  • Konkrétní cenovou nabídku Vám rádi připravíme, kontaktujte nás !

Přínosy IDMPaketu

  • IDMPaket Vám zefektivní Vaše procesy řízení informací a digitálního obsahu
  • Implementací IDMPaketu dosáhnete zvýšení informovanosti a pružnosti jednotlivých pracovníků a celých týmů
  • Snadněji se Vám budou nastavovat cíle, metriky a KPI pro měření jednotlivých procesů.
  • Srozumitelnější chápání kompetencí a odpovědností jednotlivých členů projektových týmů
  • Pružnější a rychlejší reakce na požadavky zákazníků, větší přehled o aktivitách a průběhu komunikace se zákazníky
  • Zlepšení identifikovatelnosti a sledovatelnosti jednotlivých činností a odpovědností pracovníků

Systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu (ICLMS) – pro koho je vhodný?

  • ICLMS se hodí pro všechny organizace, které chtějí řídit informace a jejich obsah systematicky a procesně nebo chtějí svůj dosavadní systém řízení informací a digitálního obsahu dostat na kvalitativně vyšší úroveň v rámci svých podnikatelských procesů.
  • Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu je potřebný pro ty organizace, které potřebují zavést workflow, které chtějí efektivně kontrolovat firemní náklady, které chtějí řídit interní dokumentaci a záznamy a inteligentně v nich vyhledávat informace, které chtějí chránit své know-how před neoprávněným přístupem nebo zneužitím oprávněnými pracovníky, které chtějí účinně dosáhnout shody s legislativou
  • Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu je vhodný pro všechny organizace, jen záleží na nich samotných, jak komplexně chtějí správu a řízení informací řešit.

Systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu (ICLMS) – z čeho vychází?

  • Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu v podání Versa Systems je flexibilní, procesně orientované řešení, založené na principech ECM (Enterprise Content Management), na světových standardech a legislativě EU.
  • Je to platforma pro systémové řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu v definovaném rozsahu, s definovanými náklady, známými riziky, v požadované kvalitě a s očekávanými přínosy.
  • Pro úspěšnou implementaci a efektivní provozování systému řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu však jen prosté vytvoření strategie, politiky, postupů a splnění požadavků standardů nestačí. Systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu i každou jeho část je nutno zavést i na operativní úrovni a implementovat všechny požadavky v podmínkách organizace, včetně nezbytného tréninku, pochopení jednotlivých procesů, stanovení jasných odpovědností a přizpůsobení „Best practices" podmínkám a kultuře organizace.

Pro nás vždy platí, že:

  • implementovaný systém řízení životního cyklu informací a digitálního obsahu nesmí být překážkou a administrativní bariérou v podnikatelských činnostech organizace
  • minimum byrokracie a maximum užitku pro podnik i pro zákazníka
  • jasným a přesně definovaným zadáním splnit požadavky zákazníka v co nejkratším čase