Datové schránky v systému řízení jakosti dle ISO 9001.

Jakým způsobem ovlivní datové schránky systém managementu kvality?

Datové schránky znamenají průlom v komunikaci mezi úřady a organizacemi. Jakým způsobem musíme upravit systém řízení jakosti z pohledu zákona č. 300/2008 a požadavků normy ISO 9001:2008? Jaké požadavky normy ISO 9001 budou ovlivněny? Pokud se podíváme na normu ISO 9001, budou ovlivněny následující požadavky:

4.2.3. Řízení dokumentů

e) Zajistit aby dokumenty zůstaly čitelné a pohotově identifikovatelné.

f) Zajistit, že dokumenty externího původu, které jsou nezbytné pro plánování a provoz QMS, byly organizací definovány, identifikovány a jejich distribuce byla řízena.

g) Zabránit neúmyslnému používání neplatných dokumentů a aplikovat vhodnou identifikaci takovýchto dokumentů, aby bylo zabráněno jejich jakémukoli používání.

6.3 Infrastruktura

Organizace musí stanovit, poskytovat a udržovat infrastrukturu potřebnou pro dosažení shody s požadavky na produkt. Infrastruktura zahrnuje, pokud je možné aplikovat.

c) podpůrné služby (jako je doprava, komunikace a informační systémy)

7.2.3 Komunikace se zákazníkem

Organizace musí určit a uplatňovat efektivní způsoby komunikování se zákazníky...

V případě, že zákazníkem bude veřejná správa, potom je nezbytné v rámci požadavku kap. 7.2.3 nastavit proces komunikace s tímto zákazníkem pomocí tzv. datových schránek. V případě, že zákazníkem bude jiný právnický subjekt a tento subjekt se rozhodne komunikovat s organizací pomocí datové scránky (toto bude platit od 1.1.2010), potom organizace musí svůj proces komunikace tomuto požadavku přizpůsobit.

Protože takovéto dokumenty a zprávy budou v el. formě, bude nutné přizpůsobit i procesy a požadavky kapitol 6.3.c) a 4.2.3. Řízení dokumentů, především požadavků v písmenu e) a f). V praxi to bude znamenat, že mezi externí dokumenty musíme zařadit dokumenty v el. formě, které budou přicházet do datové schránky organizace. Musí se rovněž popsat postup, jak se bude kontrolovat datová schránka, kdo ji bude vybírat a jakým způsobem bude zajištěna distribuce konkrétního dokumentu z datové schránky, jak bude dokument identifikován a dále uchováván (v datové schránce bude dokument uchováván pouze 90 dnů od data zaslání do datové schránky). Dále se v souvislosti s oběhem dokumentů musí upravit i potřebná infrastruktura, která musí být upravena s ohledem na komunikaci z/do datové schránky (návaznost na informační systém organizace).