Datové schránky

Základní fakta o komunikaci pomocí datových schránek.

Zopakujme si, co říká zákon č. 300/2008 Sb. Tento zákon zavádí pojem vyzvednuté zásilky. Doručování do datových schránek je zaručené!! (existuje jistota, že byla zpráva vložena do konkrétní schránky). Proto zákon umožňuje takto vloženou zásilku považovat po uplynutí lhůty 10 dní za vyzvednutou bez ohledu na skutečnost, zda se tak stalo či ne.

Jakým způsobem to funguje?

1. Prostřednictvím své datové schránky vyberete adresáta, kterému má být zpráva nebo dokument doručen.

2. Systém automaticky vygeneruje k datové zprávě tzv. kvalifikované časové razítko (informace o čase odeslání) a dodá zprávu nebo dokument do datové schránky osoby, kterou jste označili jako adresáta.

3. Systém zároveň oznámí odesílateli, že datová zpráva nebo dokument byl dodán do datové schránky adresáta.

4. Systém vyrozumí adresáta, že do jeho datové schránky byla dodána nová zpráva. (Toto vyrozumění může mít např. formu mailu na jeho elektronickou adresu).

Výhodou je, že datová zpráva se pohybuje jen uvnitř systému, pouze mezi datovými schránkami. Směrem „ven“ jde pouze vyrozumění o doručení.

Základní milníky.

1. července 2009 vstoupil zákon o datových schránkách v platnost. V průběhu následujících 3 měsíců začnou dostávat jednatelé organizací obálky s přístupovými kódy ke svým datovým schránkám a fyzické osoby mohou žádat o bezplatné zřizování datové schránky. Začnou se odesílat a přijímat první datové zprávy.

Od 1.11.2009 již nikdo nedostane od žádného orgánu veřejné moci (úřady, soudy, policie atd.) žádný papírový dopis, až na velmi omezený okruh výjimek. Místo toho budou chodit datovou schránkou elektronické originály zabalené v datových zprávách. Organizace – právnické osoby budou mít na výběr, zda budou na úřad posílat papírový dokument nebo budou s úřadem komunikovat přes datovou schránku.

Organizace bude dostávat jak datové zprávy, tak doporučené dopisy, přičemž el. forma bude mít přednost před papírovou. Všichni v podnikové sféře budeme hledat způsoby, jak tyto dokumenty řídit, tzn. jak vybudovat systém řízení dokumentů – DMS, alespoň v nějaké jednoduché formě a jak jej navázat na interní informační systém.

Od 1.1. 2010 se mohou datové schránky používat i pro mezipodnikovou komunikaci. To znamená, že pokud se rozhodnete komunikovat elektronicky pomocí datových schránek a pošlete jiné právnické osobě elektronický dokument do datové schránky, nemůže ho odmítnout nebo říci, že ho nedostal (zde platí fikce doručení, podobně jako u doručeného dopisu). Takto můžete posílat faktury a jiné finanční dokumenty, obchodní smlouvy, urgenci nezaplacených faktur atd. Můžete ale posílat i nadále papírové dokumenty klasickou cestou. Prakticky to opět bude znamenat, že organizace bude dostávat jak el. dokumenty a zprávy, tak doporučené dopisy a bude muset najít způsob jejich společného zpracování.

2. pololetí 2010 - datové schránky budou pokrývat veškerou mezifiremní komunikaci, tedy veškeré dnešní doporučené dopisy a faxy, ale doručení bude garantováno. Nicméně každé firmě zůstane možnost posílat doporučené dopisy, lze ovšem předpokládat, že takových případů bude rychle ubývat. Mimo jiné proto, že zkušenosti s datovou schránkou se nikdo nevyhne.

Jakým způsobem se zřizuje datová schránka?

PRÁVNICKÉ OSOBY

Právnické osoby (firmy) budou mít datovou schránku zřízenu automaticky (viz. výše). Tyto subjekty mají ze zákona povinnost datovou schránku užívat.

FYZICKÉ OSOBY

Fyzické osoby (občané či podnikající fyzické osoby) nemají ze zákona povinnost datovou schránku užívat. Z toho vyplývá, že si musí o zřízení datové schránky zažádat, nejsnadněji prostřednictvím kontaktních míst Czech POINT. Jeji žádost bude poprvé vyřízena zdarma.

Archivace zpráv v datové schránce

Zprávy, které budou do datové schránky doručeny, v ní budou k dispozici až do doby, kdy si ji někdo vyzvedne. Zpráva zůstává ve schránce k dispozici až do jejího reálného vyzvednutí. Je tak zachována možnost, aby příjemce i s odstupem času zjistil, kolik nepřečtených zpráv ve schránce má.

V okamžiku, kdy si danou zprávu vyzvedne, začne běžet doba, po kterou je tato zpráva ve schránce uložena. Datová schránka není archiv a ty zprávy, které si vyzvedneme a přečteme, budou po uplynutí devadesáti dní automaticky smazány. To znamená, že příjemce si musí tyto zprávy sám archivovat, pokud chce, aby mu zůstaly zachovány. To je možné buď ve vlastním IS, například prostřednictvím nějaké aplikace elektronické archivní nebo spisové služby. Bude možné rovněž využít aplikací, které budou nabízet různí dodavatelé těchto systémů.

!!!Znovu bychom chtěli zdůraznit, že bez ohledu na to, jak dlouho trvá uživateli, než si datové zprávy vyzvedne ze schránky, je zpráva, která byla do schránky doručena, za deset dní od jejího doručení považována za převzatou - vyzvednutou!!!

Oprávnění pro používání datové schránky

Při prvním přístupu k datové schránce může do schránky přistupovat pouze tzv. oprávněná osoba, tzn. ta, která převzala přístupové kódy. Tou může být fyzická osoba, která si nechala schránku na svou žádost zřídit nebo fyzická podnikající osoba. U těch subjektů, kde dochází ke zřízení ze zákona automaticky, je touto oprávněnou osobou statutární orgán (jednatel), člen statutárního orgánu, vedoucí organizační jednotky nebo vedoucí orgánu veřejné moci.

Oprávněné osoby potom mohou činnosti týkající se datové schránky delegovat na další pracovníky. Může to být např. administrátor. U větších organizací se bude využívat i tzv. pověřené osoby, na kterou může být správa datové schránky delegována.

Datové schránky a elektronický podpis

Pro orgány veřejné správy, úřady, bude platit povinnost podepisovat jednotlivé dokumenty zaručeným elektronickým podpisem.
U fyzických a právnických osob nebude nutné používat el. podpis při komunikaci s veřejnou správou prostřednictvím datových schránek.

Seznam datových schránek

Seznam tak, jak jsme zvyklí, nebude existovat. Nebude možné listovat a vyhledávat v seznamu. Bude možné zadávat dotaz, zda určitý člověk má datovou schránku a systém vrátí odpoveď.
Pokud bude více datových schránek s daným jménem, bude nutné danou osobu blíže specifikovat.

Formáty příloh v datové zprávě

Zatím nejsou definitivně stanoveny, nicméně mělo by jít o PDF, TIF a PNG.

Cena za službu datových schránek

Zatím platí, že fyzické a právnické osoby budou mít možnost používat datové schránky ZDARMA.
Později bude tato služba zpoplatněna, ale poplatek bude nižší, než za běžný doporučený dopis.